Vài thủ thuật sử dụng Microsoft Outlook tiện lợi hơn

“Ngồi trong cái hộp vuông và hít thở thông qua cái họng thông gió chà bá” aka “làm văn phòng” và trước mặt là một em mặt vuông đầy chữ để ngày nào cũng âu yếm nhìn nhau thì thể nào cũng phải xài email. Ngoài Thunderbird thì trong thế giới Windows dù thích hay ghét bạn cũng phải xài Outlook thôi vì đó là một trong những lựa chọn tốt nhất cho email client tính đến thời điểm hiện nay.

Trong bài viết bên dưới, tui dùng Outlook 2013 để minh họa, bạn có thể áp dụng cho Office 2010/ 2016 tui nghĩ cũng không có gì khác biệt nhiều lắm.

1. Phím tắt (shortcuts)

Nằm trong bộ Office nên các phím tắt soạn thảo rất quen thuộc: Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: đậm, nghiêng, gạch chân hay Ctrl+L, Ctrl+E, Ctrl+R: canh trái, giữa, phải…

Tui thường hay xài

Ctrl+N soạn mail mới
Ctrl+R trả lời
Atl+L trả lời tất cả
F3/ Ctrl+E đưa trỏ chuột vào khung tìm kiếm
Ctrl+, / Ctrl+. chuyển qua email trước đó/ kế tiếp
Ctrl+1/ Ctrl+2/ Ctrl+3/ Ctrl+4/ Ctrl+5 chuyển qua các màn hình Mail/ Calendar/ Contacts (People)/ Tasks/ Notes

Ngoài ra, bạn đang copy một đoạn văn bản nào đó và muốn gửi mail nhanh thì cứ Ctrl+V ngay trong màn hình chính của Outlook không cần phải New Email. Bấm phím Insert để gắn cờ Follow Up (Today) và cũng bấm lần nữa để Mark Completed.

Bạn có thể Google thêm với từ khóa “outlook shortcut keys” hoặc coi toàn bộ trên Office Support.

2. Tạo email mẫu (Template)

Ngày nào cũng phải gửi mấy cái mail kiểu bên dưới thì chán lắm, mà viết đi viết lại hoài nhiều khi còn sai chính tả, thiếu dấu phẩy dấu chấm nữa, giống kiểu chép phạt hồi xưa ấy, chả thấy lợi ích gì 😀

Chào đồng chí Sếp,

Chừng nào đồng chí mới tăng lương cho em vậy?

Cảm ơn đồng chí 😀

Bạn soạn một cái mail mới để làm mẫu, sau đó vô File> Save As, mục Save As Type chọn Outlook Template (*.oft) là xong. Sau này cần gửi lại mẫu thì thay vì vô tab Home> New Email như mọi khi bạn chọn New Items> More Items> Choose From, chọn Outlook Template trong mục Look in để mở danh sách email mẫu đã lưu.

3. Tạo Rule

Để quản lý các email một cách tự động: tự chuyển email vào thư mục Quan trọng rồi gắn cờ đặt nhắc nhỏ nếu gửi từ địa chỉ sep@congty.com hay xóa luôn nếu trong tiêu đề email có chứa mấy từ như “báo lỗi”, “góp ý”… 😀

Rất tiện dụng phải không? Chọn một mail bất kỳ muốn tạo rule rồi trong thẻ Home, bấm nút Rules> Create Rule. Trước đây thì tui hay Move the item to folder để tự động đẩy email vào các thư mục tạo trước nhưng sau này nhiều mail quá lại hay quên kiểm tra trong các thư mục con nên cứ để thẳng ngoài Inbox hết, bấm Advanced Options để mở Rule Wizard với nhiều lựa chọn hơn.

Thí dụ trong hình bên dưới là tui đang đặt rule cho mail gửi từ người có tên là Dung Ha Anh, mà trong tiêu đề thư có chữ “Thử nghiệm” hoặc “không có gì“. Rồi bấm Next để sang bước lựa chọn hành động: assign it to the category (gán vào nhóm vào đó), delete it, print it,… Bạn chú ý trong hộp thoại Rule Wizard có ô Step 2: Edit the rule description ở bên dưới để bạn có thể bấm vào mấy dòng gạch chân và đổi các giá trị đã gán.

Bấm Next cái nữa để kết thúc quá trình tạo rule, ở đây bạn có thể chọn Run this rule now on message already in “Inbox” để Outlook chạy rule này với tất cả các email phù hợp tiêu chí đang có sẵn trong Inbox, bấm Finish là xong.

Nhân có nói về “assign it to the category” thì Categorize là tính năng cho phép bạn tạo các nhóm với màu sắc khác nhau để gán vào mail/ note/ people/ tasks… Mọi thứ vẫn nằm ngay tại Inbox nhưng đã được dánh dấu bằng các màu sắc thuộc các nhóm khác nhau, rất dễ quản lý cũng như tìm kiếm các mail trong cùng một nhóm (Find Related).

4. Tạo Search Folder

Thư mục này sẽ hiển thị các email có chứa từ khóa (Search for the word) trong tiêu đề (subject field only) hoặc cả nội dung luôn (subject field and message body) được gửi từ (From) đến (Sent To), trong đó tui là (Where I am) người nhận duy nhất (the only person on the To line) hoặc còn nhiều người khác nữa (on the To line with other people) hoặc tui được CC với người khác (on the CC line with other people).

5. Tìm ngày trong Calendar bằng ngôn ngữ tự nhiên

Thay vì phải cuộn chuột đã đời mới kiếm được ngày cần đặt appointment, thì bạn có thể nhập thẳng vào ô chọn ngày kiểu như “day five of next month” hoặc “today + 6 days

6. Đặt lịch gửi mail

Không biết ở mấy ngành khác thì sao chứ bên lĩnh vực công nghệ mấy sếp khoái gởi mail vào lúc nửa đêm về sáng lắm – chắc do thói quen ngày xưa làm thợ code phải thức canh server hoặc OT/ ON chạy dead-line 😀 – thế nên mới có trò Delay Delivery (trong thẻ Options khi soạn mail)

7. Mấy trò khác:

  • Lưu email/ notes/ tasks thành file một cách nhanh chóng: Chỉ cần kéo và thả vào thư mục muốn lưu hoặc ngay màn hình desktop là xong.
  • Tạo nhiều mẫu chữ ký dùng trong các trường hợp khác nhau: Tùy trường hợp mà bạn có thể chọn mẫu chữ ký khác nhau bằng cách click phải vào khu vực chữ ký và chọn các mẫu đã lưu sẵn.

7 thoughts on “Vài thủ thuật sử dụng Microsoft Outlook tiện lợi hơn

    1. Bạn có thể dùng tính năng Show as Conversations trong folder Inbox để nhóm các mail trong cùng 1 nội dung lại với nhau.

      Folder Sent Items cũng thực hiện được nhưng không có mail phản hồi mới nhất.

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Google photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s